Duurzaam verhuizen
I. Verhuizen en een nieuw begin
Praktische tips voor een efficiënte en duurzame verhuizing. Ook tips voor het verbeteren van duurzaam organisatie- en medewerkersgedrag.
1. Minder spullen verhuizen
Duurzaam verhuizen begint vóór de verhuizing. Ruim ongebruikte spullen op en verklein de voorraden. Zo hoef je minder te verhuizen.
Schoon algemene en persoonlijke archieven op voor de verhuizing
Zorg dat zo min mogelijk overbodig archief meeverhuist. Dat scheelt verhuiskosten en eventueel de aanschaf van meubilair om het op te bergen. De ervaring leert dat als mensen flink moeten opruimen, ze gemiddeld de helft weggooien.
Maak opschonen van het archief makkelijk door bewaartermijnen vast te stellen
Voorzie archiefmateriaal bij het archiveren van een datum of voorwaarde die aangeeft wanneer het weggegooid kan worden. Zo is het veel eenvoudiger om het archief op te schonen. Eén centraal archief kan de kastruimte beperken.
Verminder voorraden voor de verhuizing
Verkleinen van de voorraden grond- en hulpstoffen maakt een verhuizing goedkoper en makkelijker.
Zoek een goede bestemming voor spullen die niet meeverhuizen
Denk aan:
- Opkopers
- Familie, klanten, kennissen
- Scholen, buurthuizen of vergelijkbare instellingen
- Kringloopbedrijven en tweedehandsspeciaalzaken
- Internetwebsites zoals gratis op te halen of marktplaats
2. Duurzaam verhuizen
Door een verhuizer te nemen die duurzaam onderneemt en die met weinig vervoerskilometers jouw spullen kan verhuizen, kun je ook hier milieuwinst boeken.
Zoek een verhuizer in de buurt
Meestal is het transport de belangrijkste milieubelasting van een verhuizing. Hoe minder kilometers de vrachtwagens rijden, hoe kleiner de milieubelasting van jouw verhuizing.
Kies voor CO2-neutraal verhuizen
Verhuizers kunnen de CO2-uitstoot die veroorzaakt wordt door jouw verhuizing en hun algemene bedrijfsactiviteiten beperken en wat er over blijft compenseren. Beperken kan onder andere door zuinige vrachtwagens, chauffeurs met een rijopleiding gericht op het Nieuwe Rijden (gericht op brandstofbesparing), en een goed geïsoleerde opslag. Vraag het bedrijf hoe ze de CO2-uitstoot van hun activiteiten reduceren.
Kies voor een duurzaam verhuisbedrijf
Verhuizers kunnen ook op meerdere manieren milieuvriendelijker en duurzamer werken. Door hen ernaar te vragen stimuleer je duurzaamheid, kun je het meewegen in jouw keuze voor een verhuizer of specifieke duurzaamheidsafspraken maken. Denk bijvoorbeeld aan:
- schone vrachtwagens (met roetfilter of Euro VI-motor of elektrisch)
- gebruik elektrische verhuislift (i.p.v. lift op dieselaggregaat)
- bedrijfskleding die voldoet aan de Fair Wear Foundation
- maatregelen om medewerkers gezond te houden (tiltrainingen, fitnessprogramma’s, fiets van de zaak)
- hergebruik van verhuismaterialen (dozen, kisten, dekens, folie en plastic zakken)
- integratie van mensen met een beperking in het reguliere werkproces
3. Efficiënt adres wijzigen
Voorkom dat je materialen met de oude adresgegevens moet weggooien.
Maak huisstijldrukwerk en folders verhuisbestendig
Na een verhuizing wordt drukwerk met het oude adres onbruikbaar. Dit is op te lossen door het adres te printen op briefpapier. Voor enveloppen is er de keus om:
- (tijdelijk) geen adres te vermelden;
- de bestelhoeveelheid aan te passen aan de tijd die nog rest tot de verhuizing;
- de oude enveloppen te gebruiken met stickers of een stempel met het nieuwe adres.
Combineer adreswijziging met een andere mailing en/of verstuur deze digitaal
Een gecombineerde mailing of een e-mailing bespaart materiaal en verzendkosten.
4. Werknemersvervoer verduurzamen
Een verhuizing is het ideale moment om het reisgedrag van je medewerkers te beïnvloeden. Medewerkers hebben nog geen vast reispatroon opgebouwd en staan open voor nieuwe mogelijkheden.
Regel aanvullend vervoer voor medewerkers die afhankelijk zijn van het Openbaar Vervoer
Als jouw nieuwe locatie slecht bereikbaar is per OV kun je bij de busonderneming, de gemeente of een vervoerscoördinatiecentrum vragen of er mogelijkheden zijn om dat te verbeteren. Soms is bedrijfsvervoer aan het begin en eind van de dag een betere oplossing. Vanpoolen
Stimuleer duurzame vervoerskeuzes van jouw medewerkers met passende regelingen
Het mobiliteitsgedrag van medewerkers is te beïnvloeden door regelingen zoals een vierdaagse werkweek, een fiets van de zaak, een mobiliteitsbudget waarmee mensen zelf hun vervoerswijze kunnen kiezen, het maximeren van de reiskostenvergoeding of een verhuiskostenvergoeding. Een verhuizing is een goed moment om de mogelijkheden ludiek te introduceren via een campagne.
5. Nieuwe start in het nieuwe gebouw(-deel)
Instrueer je medewerkers bij de start over het nieuwe gebouw en nieuwe gewoontes.
Zorg voor heldere instructies over het nieuwe gebouw(-deel) en nieuwe apparatuur
Zorg dat medewerkers weten hoe alles op de nieuwe werkplek werkt. Hang op logische plekken gebruiksaanwijzingen op over de klimaatregeling, verwarming, kopieerapparaten en printers en over een goede afvalscheiding.
Introduceer duurzame gewoontes
De verhuizing is een mooi moment om nieuwe gewoontes aan te leren. Denk bijvoorbeeld aan de scheiding van extra afvalstromen, verlichting uit doen, met de fiets komen, inkoop en gebruik van duurzame kantoorartikelen (navulbaar, tweezijdig beschrijfbaar) en dergelijke.
Maak een routebeschrijving voor mensen die met OV of fiets komen
Vermeld voor het Openbaar Vervoer de naam en loopafstand van de dichtstbijzijnde halte. Zie www.9292ov.nl. Mogelijk is jouw bedrijf ook per OV-fiets bereikbaar. Informeer bezoekers over openbaar vervoerÂ
6. Inregelen en monitoren
Zorg dat installaties in de beginfase goed ingeregeld worden. Monitoring van het energieverbruik kan hierbij helpen.
Start milieuregistratie
Registreer in het nieuwe gebouw je energie- en waterverbruik, afvalstromen en zakelijk vervoer. Bijvoorbeeld met de Milieubarometer. Zo kun je nagaan of er verdere besparingen mogelijk zijn. Registreer milieugegevens en bepaal je milieuscore
Check het eerste jaar (minimaal) maandelijks de verbruiken (gas, elektriciteit, water)
Als je het goed geregeld hebt, heb je toegang tot de data van de energiemeters. Controleer deze het eerste jaar maandelijks, en verhoog de frequentie als het verbruik onverwacht hoog is of het verbruikspatroon niet verklaard kan worden. Registreer en analyseer energieverbruik (energiebeheerÂsysteem, EBS)
Watermeters zijn meestal niet slim, schrijf het eerste jaar (minimaal) maandelijks de meterstanden op. Kloppen deze met je verwachting?
Laat installaties inregelen
Een goede inregeling van installaties verhoogt het comfort en verlaagt de energiekosten. Slechts 10% van de installaties is naar schatting bij oplevering goed ingeregeld.
Vraag om een gebouwdossier met ‘gebruiksaanwijzingen’ van het gebouw en de installaties
Denk aan plattegronden, technische tekeningen, informatie over de werking van apparatuur en het instellen van tijdklokken, thermostaten en ander onderhoud. Gebruik deze informatie om een planning en instructie te maken voor terugkerend onderhoud.
Monitor gebruik WKO
Bij warmtekoudeopslag moeten doorlopend diverse metingen worden verricht en gerapporteerd aan de provincie. Bewaak ook zelf het functioneren van de WKO, omdat deze regelmatig niet goed wordt benut, zeker in de eerste jaren na oplevering. Bewaak en verbeter functioneren WKO-systeem
Zorg voor een energielabel, en hang dit op in een publiek gebouw
Het energielabel is (ook) voor nieuwe utiliteitsbouw verplicht. Na oplevering laat je een energielabel maken.
Publieke overheidsgebouwen vanaf 500 m2 moeten het energielabel op een voor het publiek zichtbare plek bevestigen. Andere publieke gebouwen (zoals ziekenhuizen, scholen, winkels, supermarkten, restaurants, schouwburgen, banken en hotels) vanaf 500 m2 moeten dat ook als ze een energielabel hebben.
Na je duurzame verhuizing
Waarschijnlijk ben je na de verhuizing, helaas, nog wel even bezig met het oplossen van problemen. En, duurzaam gedrag van medewerkers blijft aandacht vragen. Toe aan een volgende uitdaging? Bekijk onze wegwijzers Klimaatneutraal ondernemen en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.
ondersteuning nodig?
Verhuizen, nieuwbouw of uitbreiding is de kans om duurzamer en efficiënter te gaan ondernemen. Stimular kan met jou meedenken en duurzaam verhuisadvies geven.
© 2020 Stichting Stimular