Digitaal factureren

Beschrijving

Verstuur (digitaal aangemaakte) facturen per e-mail in plaats van per post.

Toepasbaarheid

Voor ieder bedrijf die facturen verstuurt.

Milieuaspecten

Een papieren mailing stoot indirect 9 tot 14 gram CO₂ uit; een vergelijkbare digitale mailing 6 gram. Hierin zijn papierproductie, elektriciteit voor ICT en het transport van de papieren post meegenomen. De milieuwinst van een digitale versie is dus 30 tot 55%. Voor een factuur zal de milieuwinst vergelijkbaar zijn.

• Als de ontvanger de digitale factuur alsnog uitprint, is de milieuwinst beperkt (maar het scheelt nog steeds de envelop en het transport).
• Als de ontvanger normaal een papieren factuur scant om die digitaal verder te verwerken is de milieuwinst nog iets groter (want dat scheelt de energie van het scannen).

Financiële aspecten

Digitaal factureren is meestal kostenbesparend. Afhankelijk van jouw huidige factuursysteem en aantal facturen, zal je meer of minder moeten investeren in het omschakelen naar digitaal factureren. Je zult ook van bestaande klanten het mailadres moeten achterhalen om de digitale facturen naartoe te sturen. Is het eenmaal ingesteld dan levert digitaal factureren meestal een grote kostenbesparing op:

• Het kost per factuur veel minder tijd om die te versturen;
• Je hebt geen enveloppen meer nodig;
• Je hebt minder print en papierkosten;
• Je hoeft geen porti te betalen.
  Het betaalgedrag bij digitale facturen is gemiddeld slechter dan bij papieren facturen. Dat betekent dat je meer herinneringen moet versturen en meer tijd kwijt bent aan het beantwoorden van vragen over facturen. Het is afhankelijk van jouw klanten hoe deze extra kosten zich verhouden tot de kostenbesparing van het versturen van digitale facturen.

Bronnen: Stichting Stimular, www.papierenkarton.nl