Stel een auto voor zakenreizen beschikbaar

Door deelauto’s, huurauto’s, poolauto’s of bedrijfsauto’s alleen beschikbaar te stellen voor zakenreizen kun je voorkomen dat medewerkers de woon-werkkilometers met de (lease-) auto maken, en kun je duurzaam woon-werkvervoer stimuleren.

Beschrijving

Welke opties heb je voor dienst- en zakelijke autoritten?

Veel medewerkers bij dienstverlenende bedrijven hebben een auto nodig voor hun zaken- of dienstreizen. Dat is een van de belangrijkste redenen dat ze de auto ook gebruiken voor woon-werkverkeer.

Stel een auto beschikbaar die alleen voor zaken- of dienstreizen te gebruiken is, zodat ze geen onnodige autokilometers (met eigen of leaseauto) hoeven te maken voor het woon-werkverkeer. Er zijn meerdere mogelijkheden:

1. Deelauto
   Er zijn verschillende soorten deelauto organisaties die oplossingen te bieden hebben. Organisaties als Greenwheels hebben bijvoorbeeld deelauto’s die op vaste parkeerplekken staan, en daar ook aan het einde van de gereserveerde gebruiksperiode teruggezet moeten worden. MyWheels heeft auto’s met vaste parkeerplaatsen, maar ook ‘free-floating’ auto’s die je overal binnen bepaalde zones mag parkeren. Organisaties als SnappCar bieden een deelplatform waar particulieren (waaronder bedrijven in de buurt) hun voertuig op kunnen verhuren, op basis van een dagprijs. Je kunt ook onderling (met een buurbedrijf bijvoorbeeld) een privéauto delen met een van tevoren bepaald groepje via het platform van Deelauto.nl. Dit kan met of zonder ingebouwd kastje om met de app het voertuig te kunnen openen.
2. Autohuurabonnement
   Veel plaatselijke autoverhuurbedrijven geven korting als je van tevoren opgeeft hoeveel dagen per jaar je een auto wilt huren. Bij de bovenstaande deelauto organisaties zijn er soms ook abonnementen mogelijk (bijv. Greenwheels en MyWheels).
3. Autohuurbonnen
   Bij grote, internationaal opererende autoverhuurbedrijven kan je huurautobonnen kopen waarmee je later een huurauto kan betalen. Dit systeem kan kortingen opleveren.
4. Pool-auto
   Een mogelijkheid van auto delen waarvoor geen externe partijen nodig zijn. Stel in het bedrijf (elektrische) bedrijfsauto’s ter beschikking die niet naar huis meegenomen mogen worden en organiseer een reserveringssysteem voor het gebruik ervan (poolauto´s). Het is via meerdere organisaties/apps mogelijk om een kastje te installeren waarmee de auto met een app kan worden geopend, en waarmee sleutels ophalen en terugbrengen geen obstakel meer vormt. Op deze manier kan dezelfde auto worden gebruikt door meerdere medewerkers voor de zakelijke of dienstgerichte behoeften. Hier komt vaak ook direct een rittenregistratie bij. Deze functionaliteiten kunnen buiten op de eigen auto ook worden toegepast op een bestaande leaseauto, of dit kan vanaf het begin al worden meegenomen in het leasecontract.
5. Onderling uitlenen van zakenauto’s
   Stimuleer medewerkers om hun zakenauto uit te lenen aan collega’s die geen zakenauto hebben voor hun bedrijfsbezoeken. Zorg in dat geval dat de verzekering de auto dekt als een andere collega rijdt. Het is dan ook belangrijk om vergoeding aan te bieden voor de extra slijtage, onderhoud en snellere afschrijving van de auto als gevolg van het uitlenen.

Natuurlijk kunnen de verschillende systemen worden gecombineerd om de meest kostenefficiënte formule te verkrijgen (maximaal gebruik van de beschikbaar gestelde voertuigen voor het minste geld). Je kunt ook het aandeel elektrische auto’s meenemen in deze overweging.

Toepasbaarheid

Met name toepasbaar voor dienstverlenende bedrijven gesitueerd in de (binnen-)stad. De volgende situaties kunnen zich voordoen:

1. Jouw bedrijf heeft zelden een auto nodig. Dan is de goedkoopste optie een auto huren tegen het normale tarief.
2. Jouw bedrijf heeft vaker een auto nodig, voor lange stukken en op vooraf bekende dagen. Een huurabonnement of huurbonnen zijn een voordelige keus. Deze huurformules zijn vooral geschikt als je gemiddeld minder dan 2 of 3 keer per week een auto nodig hebt.
3. Jouw bedrijf heeft voor het werk regelmatig een auto nodig, maar rijdt minder dan 12.000 km per jaar. Als er een deelauto systeem bij je in de buurt is, en je de auto op tijd kunt reserveren, is dit een goede keus.
4. Jouw bedrijf rijdt 12.000 tot 15.000 km per jaar. Het hangt van de omstandigheden af of een deelauto of een eigen auto voor jou de beste keus is. Ga dit zelf na.
5. Je rijdt voor het werk meer dan 15.000 km per jaar. In dit geval is een zakenauto in eigen beheer vaak het meest voordelig.

Milieu aspecten

Bovenstaande systemen maken het mogelijk om tijdens het werk van een auto gebruik te maken, terwijl het woon-werkverkeer met de fiets of het openbaar vervoer wordt afgelegd. Bovendien kan er worden gekozen voor elektrische auto’s. Netto betekent dit een vermindering van het aantal afgelegde autokilometers en dus minder brandstofgebruik en emissies. Ook zijn er minder auto’s nodig wanneer deze worden gedeeld met meerdere mensen, en staan ze minder stil. Dit betekent dat er minder parkeerplek nodig is, en dat deze ruimte anders gebruikt kan worden (bijvoorbeeld voor beplanting).

Financiële aspecten

Het financiële voordeel voor de werkgever kan bestaan uit lagere leasekosten door een kleiner wagenpark, minder kilometervergoedingen voor het gebruik van privéauto’s, minder benodigde parkeerplaatsen en, afhankelijk van het gekozen huursysteem, minder administratieve handelingen. Wanneer een poolauto uitsluitend zakelijk wordt gebruikt en dit voldoende kan worden aangetoond, is geen bijtelling voor privégebruik van toepassing. Daardoor stijgt het fiscale loon van de werknemer niet en ontstaan er ook geen extra werkgeverslasten over de bijtelling. Daarnaast hoeft de werkgever in dat geval in beginsel geen btw-correctie voor privégebruik toe te passen.

Bron: Stichting Stimular