Videoconferentie en telefonisch vergaderen

Beschrijving

Met online vergaderen, videoconferentie en telefonisch vergaderen kunnen mensen op verschillende locaties met elkaar vergaderen zonder daarvoor te hoeven reizen. Dit vermindert zakelijk verkeer en dat heeft een positief effect op milieu, gezondheid en kosten.

Online vergaderen kan worden gebruikt voor besprekingen tussen twee of meer personen. Met audiovisuele hulpmiddelen kunnen verschillende vormen van informatie worden uitgewisseld, zoals mondelinge gesprekken, presentaties, filmpjes en rapporten.

Deze manier van vergaderen werkt het beste als het in de werkwijze van de organisatie wordt ingebed. Zie tips hieronder.

Andere termen: videoteleconferentie (VTC), webconferentie, conference call, teleconferentie, audioconferentie.

Benodigde faciliteiten

Videoconferentie
Videoconferentie kan op verschillende manieren worden gedaan, afhankelijk van het aantal deelnemers en het doel van de bijeenkomst. Belangrijk is een goede beeld- en geluidskwaliteit, zonder vertraging, haperingen of echo.

Benodigde software:
Er zijn meerdere programma’s op de markt, waarbij een ‘digitale vergaderruimte’ kan worden gemaakt. In de digitale vergaderruimte kunnen de deelnemers elkaar ontmoeten en en. De organisator verstuurt uitnodigingen voor de videoconferentie met een bijbehorende link waar mensen op klikken bij start van de afspraak. Afhankelijk van de software, moet iedereen de software hebben of volstaat een browser.
De programma’s verschillen in functionaliteit en prijs. Gratis software is geschikt voor 1-op-1 gesprekken. Betaalde software heeft meer mogelijkheden, zoals het delen van video en documenten, het versturen van uitnodigingen, het delen van het scherm en technische ondersteuning. Lees verder over de verschillen op de website van Videoconnectie.

Benodigde apparatuur:
Het is belangrijk om een snelle en stabiele internetconnectie te hebben.
Zorg er ook voor dat je goede geluidskwaliteit hebt die niet voor feedback zorgt, bijvoorbeeld door een headset te gebruiken.
Je kunt vaak op verschillende manieren deelnemen aan een vergadering:

• Met een computer of laptop via een browser of app.
• Met een telefoon via een telefoonnummer.
• Met een telefoon via een app.
  Je kunt dus inbellen op een manier die voor jou het handigst werkt.

Instructie medewerkers:
Zorg dat iedereen weet hoe online vergaderen werkt en stimuleer het gebruik ervan. Maak een instructie voor medewerkers en train hen in het gebruik van de faciliteiten.

Telefonisch vergaderen
Telefonisch vergaderen (conference call) kan met verschillende aanbieders, ook is het vaak mogelijk telefonisch aan te sluiten bij een online vergadering. Voor het opzetten van de vergadering geeft de organisator datum, tijdstip, inbelnummers en de vergadercode door aan de deelnemers. Op het afgesproken tijdstip belt iedereen in en toetst de vergadercode in. De voorzitter opent de telefonische vergadering met de pincode.

Toepasbaarheid

Deze maatregel is voor iedere organisatie toepasbaar. Videoconferentie is een handig hulpmiddel voor organisaties waarvan medewerkers veel externe afspraken hebben, en voor organisaties met meerdere vestigingen in Nederland of internationaal.

Milieuaspecten

Het directe effect van de maatregel is een besparing op zakelijk verkeer voor de betreffende bijeenkomsten. Dit resulteert in minder uitputting van fossiele brandstoffen, uitstoot van fijn stof, geluidhinder en files.

Financiële aspecten

In de eenvoudigste vorm zijn voor online vergaderen meestal geen extra kosten nodig. Voor het gebruiken van meer geavanceerde functies zijn investeringen nodig voor de bovengenoemde apparatuur en software.

De investeringen zullen zich snel terugverdienen door de besparing op kosten voor zakelijk verkeer (brandstof, parkeerkosten, werktijd). Een ander voordeel is dat medewerkers minder tijd en energie kwijt zijn aan reizen. Overleggen kunnen sneller gepland worden en werken op meerdere locaties (zoals thuis) wordt mogelijk.

Bron: InfoMil, Stimular